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17/10/2018
Autor: Luiz Otávio Goi Junior
A realidade aos olhos dos sistemas de gestão integrados

O sistema de gestão integrado une os conceitos filosóficos da Qualidade com as necessidades em saúde e segurança, meio ambiente e responsabilidade social.

Nos últimos anos, a integração dos sistemas de gestão tem virado tendência nas grandes empresas, onde ao menos um sistema de gestão está implantado (sistema de gestão da qualidade, sistema de gestão ambiental, sistema de gestão em saúde e segurança ou sistema de gestão em responsabilidade social). A ideia que tem como principal foco padronizar a estratégia dos sistemas com a gestão empresarial.

Esse processo acabou passando por alguns desvios de direção, por conta da crise que ocorreu no ano de 2008. Com a crise, boa parte das empresas, principalmente as ligadas a indústria automobilística, escolheu o caminho de focar na multifuncionalidade, incremento de funções nas atividades de gestão e substituição de pessoas de alto custo, por apostas com menor salário.

Tudo isso impactou muito as atividades dos sistemas de gestão, que vinham crescendo, mas, com a crise, passaram a ter cortes de gastos e tentativas frustradas de integração dos sistemas que supostamente tomaram a visão de integrados, porém, na verdade, passaram por redução de custos e se tornaram sistemas por gestão única.

A grande sacada do sistema de gestão integrado, na verdade, é unir os conceitos filosóficos da Qualidade que normalmente já estão enraizados nas empresas através das melhorias obtidas para competitividade e redução de custos, somando-os as necessidades em saúde e segurança, meio ambiente e responsabilidade social, tornando o sistema sustentável.

Essa integralização faz com que a empresa gere um aprendizado mutuo em todas essas áreas de atuação, forçando-as a se desenvolver em um padrão único, com procedimentos, critérios e atividades que contemplem tudo o que envolver a empresa desde o seu fornecedor até a logística reversa de seus produtos no final da vida útil.

Infelizmente, por conta do momento vivido em crise e da necessidade de cortes de gastos, a centralização da gestão foi vista como uma forma de sobrevivência e não como um agente para evolução do sistema, fazendo diversas empresas desfazer o sistema posteriormente por não ter funcionado como esperado. Para que esse sistema tenha seu funcionamento correto e conforme o esperado é necessário que sejam tomadas algumas atitudes estratégicas durante o processo de adaptação, para que a gestão se torne sustentável.

Por exemplo, a auditoria dos sistemas, padronização e otimização é o primeiro passo para garantia do funcionamento de um sistema integrado. Esse passo é uma atividade típica de consultoria, onde é realizado um diagnóstico dos sistemas atuais, verificando o que existe em cada sistema em separado, padronizando aquilo que atenda a todos os sistemas com o melhor método existente, excluindo os métodos e parâmetros mais ultrapassados e criando planos de ação por ordem de prioridade para cada deficiência existente nos sistemas.

É muito comum nesse momento de auditoria a detecção de deficiências graves em algumas atividades de trabalho, principalmente ao que se refere a questões legislativas, portanto os planos de ação devem ser separados por prioridade, para acelerar a solução dos problemas mais críticos que podem após um período perder-se durante o processo de andamento do sistema de gestão.

Outro passo é o controle das legislações vigentes e vencimentos. Após o diagnóstico inicial dos sistemas, é muito importante que seja feita uma varredura quanto as legislações vigentes ligadas as responsabilidades do sistema de gestão integrado para verificar se todas estão sendo atendidas. Elas devem ser separadas entre atendido completamente, atendida parcialmente ou não atendida.

Para esse tipo de análise, existem empresas que fornecem serviços de legislações voltadas ao negócio oferecendo informações quanto as leis existentes e também as atualizações destas ligadas as empresas. Para as empresas que não dispõe desse artifício, é importante existir um local centralizador para acompanhar as atualizações legislativas e também o plano de atendimento destas para evitar infrações.

Além disso, é muito importante que exista um controle de vencimentos, onde sejam compilados todos os vencimentos voltados ao sistema de gestão, para que sejam evitados documentos, licenças e outros vencidos e sem conhecimento de todos.

Depois, deve-se se voltar para a padronização dos documentos, indicadores e controles. Esse momento, que costuma demorar meses e dependendo até anos para algumas organizações, é quando começa o sistema integrado a se tornar visível perante os olhos.

Após uma base sólida dos passos anteriores, se inicia o processo de padronização, onde os dados gerados pelo sistema começam a integralizar tomando uma forma única, específica e que favoreça todas as áreas de gestão que estão nele envolvidas. Nesse momento é muito importante que os documentos estejam otimizados o bastante para evitar-se retrabalhos e duplicidades dentro do próprio sistema que além de custo gera descrédito.

Para a auditoria integrada, como em todo sistema que se preza, é muito importante que após implantado, exista um sistema de auditoria periódico que sirva como termômetro para o andamento das atividades. Essa auditoria deve ser realizada por comitê de profissionais especializados no negócio e que sejam imparciais para com o sistema, tendo assim olhar crítico o bastante para apontas as necessidades de melhoria. Esse momento deve ser altamente construtivo para os gestores do sistema, pois servirá como seus olhos para manter-se a melhoria contínua.

O próximo passo é a integração das áreas do sistema de forma física e de atuação. Com o sistema integrado girando com suas atividades envolvidas entre si é muito importante que as pessoas que estão ligadas a ele estejam fisicamente ligadas também, onde, quando possível devem dividir o mesmo ambiente de trabalho. Essa atividade tem como objetivo integrar as pessoas que são quem de fato irão fazer com que as coisas aconteçam em conjunto em todas as partes do programa, adquirindo proximidade e aprendizado das áreas afins sintetizando a tomada de ação e decisão, fazendo todas as atividades tornarem-se uma só na visão exterior.

Como é possível verificar, a integração do sistema de gestão é mais complexa do que vemos por ai e talvez por isso alguns sistemas integrados tenham ruído antes mesmo de implantados na totalidade. Integrar sistemas consiste em ganhar engajamento e envolvimento, onde o retorno financeiro acontece automaticamente, por meio da redução dos retrabalhos, das redundâncias e dos trabalhos não padronizados.

Luiz Otávio Goi Junior é gerente de sistemas de gestão integrados em indústria de grande porte, atua com sistemas de gestão há 12 anos, passando pelos setores de artigos esportivos, energia eólica e na indústria automobilística de autopeças, tem graduação em gestão ambiental, pós graduação em educação, sistemas de gestão integrados e MBA em gestão empresarial.