5 estratégias para gerenciar o risco de aquisição
04, Jul. 2022
Fonte: RIMS
Um processo de aquisição eficiente fornece conexões
consistentes e confiáveis com fornecedores, funcionários e consumidores. Mas
é difícil manter um processo de execução suave, pois os gerentes de compras
precisam lidar com vários riscos em todas as etapas da cadeia de suprimentos.
Alguns dos riscos de aquisição mais comuns enfrentados incluem análise de necessidades internas imprecisas, gastos excessivos, má seleção e gerenciamento de fornecedores, não conformidade, gerenciamento inadequado de contratos e processamento manual humano propenso a erros.
O gerenciamento de risco de aquisição visa prever possíveis
problemas e proteger as empresas de riscos durante o processo de aquisição.
Cada transação envolve muitas considerações importantes, incluindo qualidade do
produto, confiabilidade do fornecedor, satisfação do cliente e reputação
corporativa, todas as quais devem ser monitoradas para evitar quaisquer
problemas.
Os líderes de compras devem explorar novas tecnologias e
estratégias para lidar com as principais funções da cadeia de suprimentos. Um
bom plano de gerenciamento de riscos de compras pode ajudar sua organização a
economizar dinheiro, evitar contratempos e funcionar de forma suave e
eficiente. A seguir estão cinco estratégias que podem ajudar sua organização a
mitigar os riscos associados à aquisição.
1. Análise de gastos
Simplificando, a análise de gastos revela o que está
acontecendo com o dinheiro da sua empresa. Ao analisar seus dados de gastos,
você pode obter informações valiosas sobre seus gastos com compras, como
pagamentos não identificados, redundâncias, faturas duplicadas, gastos não
autorizados ou independentes e fornecedores específicos que podem estar abertos
à renegociação.
Observar as despesas anteriores também pode ajudá-lo a
evitar riscos, como uma análise interna inadequada das necessidades. Por
exemplo, você pode descobrir se suas necessidades estão superestimadas ou
subestimadas, se você está trabalhando em um prazo limitado ou se está
trabalhando com um orçamento insuficiente.
Se você depende de um único fornecedor para bens e serviços
críticos, isso pode ser um grande risco. Se eles não entregarem no prazo, toda
a sua cadeia de suprimentos poderá ser interrompida. A análise de gastos pode
ajudá-lo a identificar se você está gastando muito com fornecedores específicos
ou contando com poucos fornecedores.
2. Habilite a transparência de aquisições
Ao implementar uma política de compras transparente, você
pode reduzir a duplicação de produtos adquiridos. Além disso, devido ao aumento
da visibilidade, solicitações duplicadas serão monitoradas de perto e,
consequentemente, evitadas.
Além disso, se todos os processos forem transparentes, você
poderá seguir a trilha digital de qualquer transação, o que pode impedir que as
pessoas façam compras obscuras e gastos desonestos. Quanto mais transparência
você tiver sobre quem está comprando ou autorizando, mais economia e eficiência
você poderá encontrar.
Também será muito mais simples para você identificar quem
tende a violar as políticas corporativas, entender por que isso ocorre e, em
seguida, criar maneiras de lidar com os problemas identificados.
3. Consolidação de Fornecedores
Ter vários fornecedores para produtos únicos ou relacionados é um desafio, pois fica difícil acompanhar cada fornecedor. Se você tiver menos fornecedores, sua organização pode se concentrar melhor na proteção de riscos, como instabilidade de preços, que podem afetar a saúde financeira da sua empresa.
Por meio da consolidação eficaz de fornecedores, as equipes
de compras podem evitar riscos como gastos excessivos. Sua organização pode
obter melhores taxas para um produto atribuindo mais produtos a menos
fornecedores. No geral, o custo de frete, manuseio e outras despesas de envio
relevantes também serão reduzidos.
Deve-se notar, no entanto, que para os principais produtos e
serviços que são cruciais para o seu negócio, você deve ter mais de um
fornecedor. Nesse caso, vários fornecedores são melhores porque você não
depende de apenas um fornecedor que pode fazer ou quebrar seu negócio.
Ter vários fornecedores para seus principais produtos também
garante que nenhum gargalo seja criado quando a demanda atinge o pico. Além
disso, oferece mais flexibilidade para lidar com eventos inesperados.
4. Gestão de Relacionamento com Fornecedores
Ter um relacionamento forte com os fornecedores ajuda
bastante. Gerenciar seus fornecedores de forma eficaz pode evitar interrupções
na cadeia de suprimentos, como entregas atrasadas ou produtos de má qualidade.
Além disso, aumentar a visibilidade ajuda a identificar e mitigar possíveis
perigos.
O software de gerenciamento de fornecedores e o
gerenciamento de estoque on-line podem ajudá-lo a rastrear fornecedores para
verificar prontamente as informações do fornecedor, detectar possíveis riscos
de fornecimento e medir o desempenho. As informações coletadas do rastreamento
de desempenho também ajudarão a evitar a seleção de fornecedores inadequada no
futuro, a terceirização antiética e a identificar possíveis problemas.
5. Conformidade
A conformidade do contrato é uma área importante e deve ser
revisada regularmente. Isso ajudará você a determinar a eficácia com que os
fornecedores aderem aos termos e condições predefinidos, como entrega pontual
de mercadorias de qualidade.
Este indicador mostra o percentual de contratos que foram
totalmente cumpridos e se todos os requisitos acordados foram atendidos.
Cumprir isso ajuda a aumentar a comunicação com o fornecedor, fazer cumprir os
regulamentos de não conformidade e acompanhar as preocupações imediatamente.
Além disso, o foco na conformidade também ajuda a manter os
processos internos sob controle e regular os gastos na organização, eliminando
assim gastos excessivos por parte das partes interessadas internas. Quanto
maior sua taxa de conformidade, menos desperdício seu processo de compra gera.
Mohammed Kafil é um consultor de compras certificado que treina empresas para estabelecer modelos operacionais de compras digitais resilientes. Ele também trabalha com o fornecedor de software de compras Kissflow Procurement Cloud para ajudar empresas de médio e grande porte em seus projetos de transformação digital.
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