Por Jared Zygmunt , Benjamin Darrah | Fonte: Risk Management Magazine (RIMS)

Um evento catastrófico como uma explosão, derramamento de óleo ou vazamento de gás pode colocar toda uma organização em risco. Quando ocorre um desastre como esse, as perdas podem chegar a um bilhão de dólares ou mais, e tanto as equipes internas quanto as externas devem entrar em crise. A maioria das organizações tem equipes de gerenciamento de crises dedicadas, mas o planejamento da recuperação do seguro muitas vezes não faz parte da resposta inicial.

A capacidade de uma organização de maximizar seus ativos de seguro após um desastre dispendioso pode afetar muito sua capacidade de retornar ao normal e minimizar o risco de eventos futuros. Mesmo quando a vida da organização não está em risco, a preparação e a resposta ideais ajudarão uma organização a maximizar o valor da recuperação do seguro e reduzir seu cronograma para retornar à operação total.

Estabelecendo a Equipe Certa

Os desastres são desafiadores, se não impossíveis, de prever, resultando em equipes cada vez mais complacentes em sua preparação após anos de negócios normais e ininterruptos. No entanto, os gerentes de risco que estão preparados para um desastre já terão relacionamentos fortes com várias partes dentro e fora de sua organização. Desenvolver esses relacionamentos antes de um possível desastre ajuda a impulsionar o processo de recuperação do seguro e acelerar o retorno às operações normais.

A equipe de gerenciamento de risco, muitas vezes na interseção dos departamentos financeiro e jurídico, deve ser responsável por identificar as funções necessárias quando um grande esforço de recuperação de seguro é necessário. O grupo de suporte consistirá de partes internas e externas da equipe financeira, jurídica e, ocasionalmente, de outras áreas de negócios. Cada um desempenha um papel único nos esforços de recuperação de seguros.

A equipe de gerenciamento de risco reúne todas as partes e coordena com partes externas, como corretores e consultores/contadores de preparação de sinistros. Os corretores servem como intermediários entre a organização e suas seguradoras. Eles também ajudam a notificar as seguradoras sobre uma possível reclamação. Os consultores e contadores de sinistros podem instruir a contabilidade interna sobre rastreamento de custos, ajudar a criar estratégias para o esforço de recuperação de seguros e fornecer contabilidade forense e serviços de preparação de sinistros, como assistência na categorização de perdas/despesas em coberturas disponíveis.

A equipe jurídica desempenhará um papel crítico na análise de possíveis exposições legais e no estabelecimento de uma defesa, se necessário. O consultor jurídico interno supervisionará a comunicação de relações públicas e trabalhará para defender a organização no caso de litígio de terceiros. Freqüentemente, eles supervisionam a contratação e a supervisão de advogados de defesa externos para auxiliar nesse processo. O advogado externo de cobertura aconselhará sobre posições de cobertura de seguro e trabalhará com consultores de sinistros para negociar a resolução de sinistros maiores e mais complexos.

A equipe financeira pode fornecer informações sobre o rastreamento de informações, retenção de documentos e processos de gerenciamento de custos que precisarão estar em vigor para um desastre. Os departamentos de contabilidade são fundamentais para configurar o rastreamento de custos relacionados a eventos e estimar despesas futuras. A equipe de compras desempenhará um papel importante, especialmente em eventos de resposta a desastres mais complexos, nos quais o gerenciamento de contratos se torna crucial. As emergências podem fazer com que as empresas assinem vários contratos com fornecedores em sucessão muito rápida, e a aquisição desempenhará um papel vital para garantir que os contratos sejam devidamente examinados antes de serem assinados.

Etapas principais para maximizar a recuperação do seguro

Após a ocorrência de um desastre, as empresas precisarão agir rapidamente para investigar e avaliar os danos, iniciar o trabalho de remediação inicial e contratar os empreiteiros necessários para auxiliar nos esforços de recuperação de longo prazo. Isso geralmente é realizado em uma velocidade vertiginosa enquanto extrai recursos de toda a organização. Com uma equipe de recuperação de seguros estabelecida, processos simplificados e uma abordagem bem pensada, as empresas terão maior probabilidade de recuperar fundos de seguros de maneira rápida e fácil. Abaixo estão algumas chaves para maximizar essas recuperações:

Determinar as políticas em jogo. Após uma crise, uma variedade de apólices de seguro pode ser acionada, incluindo, entre outros, propriedade, responsabilidade comercial geral (CGL), responsabilidade legal por poluição (PLL), programa de seguro controlado pelo proprietário (OCIP) e diretores e executivos (D&O). políticas. A equipe de recuperação de seguros e, especificamente, os advogados de cobertura, corretores, consultores de sinistros e equipes de gerenciamento de risco precisam analisar toda a extensão do desastre e identificar possíveis danos e as apólices de seguro que podem ser relevantes para cobrir esses danos. Uma vez identificadas as políticas relevantes, é crucial trabalhar com o corretor para fornecer aviso adequado de acordo com os termos de cada política.

Acompanhamento de custos com o reembolso do seguro em mente. Uma vez identificadas as apólices de seguro adequadas, as empresas precisarão identificar as coberturas relevantes que podem gerar recuperações (ou exclusões de recuperações) e estabelecer códigos contábeis separados para rastrear esses custos em seu sistema contábil. Ao compilar uma reclamação, essa categorização facilitará significativamente o processo de identificação dos custos que precisam de reembolso.

As empresas podem melhorar ainda mais seus processos categorizando os custos com mais especificidade. Os exemplos incluem categorizar os custos de limpeza e reparo no local (propriedade própria) separadamente dos custos de limpeza e reparo externos (propriedade de terceiros). Se incorridos, os custos devem ser rastreados para itens como reivindicações de terceiros, moradia temporária, despesas de manutenção de terceiros afetados pelo desastre, necessidades administrativas e honorários advocatícios. Essa prática ajudará a evitar que os custos relacionados à crise se misturem aos custos operacionais normais das empresas e ajudará a facilitar o processo de sinistro ao lidar com várias seguradoras.

Se os custos não forem codificados para códigos contábeis específicos relacionados ao projeto quando ocorrerem, o consultor/contador de preparação de sinistros pode precisar trabalhar com funcionários e contratados da organização para identificar retroativamente se as despesas foram despesas operacionais normais ou especificamente relacionadas a um evento. Eles também precisarão entender a natureza da despesa para determinar adequadamente a apólice de seguro apropriada em jogo para cada despesa. Investigar despesas passadas, às vezes meses depois de terem ocorrido, pode ser uma tarefa enorme que complica o processo de sinistro e o cronograma de recuperação dos recursos do seguro após o desastre.

Revisando cuidadosamente os contratos dos fornecedores . Quando uma organização está em crise, ela estará sob pressão significativa para iniciar o trabalho de remediação imediatamente. Freqüentemente, as empresas contratam fornecedores que já usam no curso normal dos negócios. Ao estruturar contratos com esses fornecedores antes de uma crise, uma organização pode evitar a necessidade de gastar tempo assinando um novo contrato/adendo, o que pode ser desafiador do ponto de vista de preço ou escopo de trabalho durante um desastre.

Na medida do possível, as empresas devem ter contratos com fornecedores externos que farão parte do esforço de resposta ou até mesmo uma extensão da equipe de recuperação. Um acordo mestre de serviço (MSA) com os principais fornecedores esperados para auxiliar em qualquer resposta a desastres pode reduzir o número de contratos que precisam ser assinados e revisados ​​no caos de uma catástrofe.

Inevitavelmente, novos contratos com novos fornecedores serão necessários para auxiliar nos esforços de remediação. As equipes jurídica e de aquisição devem revisar esses contratos tendo em mente as questões jurídicas e de cobrança para garantir que os termos do contrato sejam definidos de acordo com a estratégia geral para lidar com a resposta. Se o tempo permitir, a aprovação deve ser obtida das seguradoras afetadas.

Além disso, a incorporação de direitos de auditoria em novos contratos pode agregar valor significativo. Para manter o fluxo de trabalho em uma situação de crise, as empresas podem emitir pagamentos a fornecedores sem o processo de revisão padrão para garantir que as despesas cobradas sejam justas e razoáveis. Uma capacidade de auditoria permite que a organização solicite um reembolso se discordar de alguma parte da fatura original. Os problemas comuns que surgem com a resposta de emergência e os custos de remediação incluem marcações excessivas (para despesas gerais e lucros), cobranças duplicadas, falta de suporte para cobranças e preços em massa para mão de obra e equipamentos.

Estabelecer comunicação antecipada e regular e compartilhamento de dados com as seguradoras. Quando ocorre uma grande perda, as empresas provavelmente terão muitas seguradoras envolvidas, cada uma com seus próprios representantes e equipe jurídica. As empresas devem estabelecer imediatamente uma cadência regular de ligações com os representantes das seguradoras para mantê-los informados sobre os principais pontos de decisão. Em muitos casos envolvendo ações judiciais, as seguradoras relevantes precisarão consentir antes que quaisquer acordos possam ser feitos. Além disso, as seguradoras podem precisar assinar reembolsos específicos, como pagamentos de cartões de refeição temporários ou despesas de subsistência após um evento que afete residentes próximos.

Em última análise, as empresas não devem gastar fundos significativos sem falar com os representantes de seguros que podem reembolsá-los por essas despesas. Isso pode atrasar significativamente o processo de recuperação do seguro. Em vez disso, o envolvimento precoce e regular das seguradoras facilitará o processo de sinistro.

Preparar uma reivindicação bem documentada/suportada. Uma organização pode aprimorar significativamente seu processo de recuperação utilizando os serviços de um consultor ou contador especializado em preparação de sinistros. Ao trabalhar em estreita colaboração com o consultor/contador para compilar um pacote de sinistro abrangente que documente claramente a resposta da organização ao evento e descreva todos os custos associados com faturas, contratos e ordens de compra, seguradoras e contadores podem revisar e processar o sinistro com eficiência. Como resultado, a organização poderá agilizar e maximizar seus esforços de recuperação, levando a um resultado bem-sucedido.

Jared Zygmunt é diretor do grupo de disputas, reclamações e investigações da Stout. 

Benjamin Darrah é diretor do grupo de disputas, reivindicações e investigações da Stout. 

https://www.rmmagazine.com/articles/article/2023/08/15/maximizing-insurance-recovery-when-disaster-strikes

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